Par l'adoption d'un système de gestion intégrée des documents électroniques, la municipalité de la Montérégie évitera l'impression de plus d'un million de feuilles par année pour le greffe et le conseil municipal. L'approche sera étendue aux autres services municipaux.
Le 18 novembre 2008, le conseil municipal de Salaberry-de-Valleyfield a tenu une première séance dont les informations et les données requises ont été traitées et gérées de bout en bout sur des documents électroniques, au lieu de recourir aux impressions et aux notes sur papier.
Cet événement a constitué une nouvelle étape pour la ville montérégienne dans l'utilisation d'un système de gestion intégré des documents électroniques qui a été développé au cours des deux dernières années en collaboration avec le fournisseur Irosoft.
Jacques Lemieux, le directeur des finances et de l'informatique à la Ville de Salaberry-de-Valleyfield, explique que le projet émane d'un désir d'extraction des données contenues dans des logiciels de comptabilité afin qu'elles soient transposées dans des bases de données dans un format qui assurerait une pérennité à l'information. Également, une grande quantité de documents étaient stockés sur des serveurs sans une véritable gestion du cycle de vie.
Au terme d'une réflexion, la municipalité a opté pour la création d'un entrepôt de données, afin de conserver l'information de façon structurée, en appliquant des règles de sécurité pour encadrer la diffusion de l'information. D'autre part, Salaberry-de-Valleyfield a privilégié l'archivage de documents en format électronique, pour résoudre une contrainte d'espace pour la conservation de documents en format papier.
De fil en aiguille, en ajoutant une considération environnementale, l'initiative a évolué vers un projet de gestion de documents sans papier, d'où l'implantation d'un conseil municipal sans papier.
Toutefois, M. Lemieux souligne que l'approche privilégiée par sa municipalité est plus étendue que celle qui est employée dans plusieurs autres réunions ayant recours aux documents électroniques.
« De ce que je connais des compagnies qui font des conseils sans papier, dans le fond, [le processus en] arrière-boutique est fait traditionnellement sur papier et au lieu de faire des photocopies pour les membres du conseil, ils balaient les documents pour les rendre disponibles sur un site Internet, indique-t-il. [Dans notre cas], les documents sont générés, transférés, annotés, corrigés et même signés électroniquement dans le système pour être ensuite acheminés au conseil et être archivés sans qu'on ait à les imprimer. Et on parle ici des documents officiels. »
Page 1 - Un projet en évolution
Page 2 - Étendue et multiplication
Source : Direction Informatique Par : Jean-François Ferland
